С 1 сентября 2026 года грузоперевозки переходят на обязательный электронный документооборот

ГИС ЭПД становится единой платформой для всех перевозочных документов — транспортных накладных, заявок и экспедиторских бумаг.

С 1 сентября 2026 года в России вступает в силу Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ, который переводит все основные перевозочные документы в обязательный электронный формат. Изменение затронет всех участников логистической цепочки — грузоотправителей, грузополучателей, перевозчиков и экспедиторов. Оформление бумажных документов после этой даты станет исключением, а не правилом.

Что меняется с 1 сентября 2026 года

С указанной даты все перевозочные документы должны оформляться в электронном виде через Государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД). Напрямую подключиться к системе невозможно — передача документов осуществляется только через аккредитованных операторов, включённых в реестр Минтранса.

Бумажный формат допускается только в исключительных случаях, перечень которых утверждён приказами Минтранса России от 03.04.2026 № 115 и от 01.06.2026 № 262. Доля таких перевозок будет незначительной.

Какие документы становятся обязательными в электронном виде

В электронный формат с 1 сентября переводятся:

• Электронная транспортная накладная (ЭТрН) — основной документ, сопровождающий груз при автомобильной перевозке. Подтверждает заключение договора перевозки. Включает титулы, которые последовательно подписываются грузоотправителем, грузополучателем и перевозчиком.

• Электронная заказ-заявка (ЭЗЗ) — первичный документ, фиксирующий условия перевозки: сроки, маршрут, особые пожелания грузовладельца.

• Электронный путевой лист (ЭПЛ) — для учёта работы транспорта и водителя: маршрут, расход топлива, рабочее время.

• Электронные экспедиторские документы — поручение экспедитору (ЭПЭ), экспедиторская расписка (ЭЭР), складская расписка.

• Грузовая авианакладная — для воздушных перевозок.

• Железнодорожная транспортная накладная.

Преимущества перехода на ЭДО

Цифровизация перевозочных документов даёт участникам рынка ряд ощутимых преимуществ:

• Ускорение оформления и оплаты перевозок — документы доходят до адресата мгновенно, без потерь времени на курьерскую доставку и почтовые отправления.

• Исключение потери и порчи документов — электронные носители не теряются, не рвутся и не выцветают.

• Прозрачное отслеживание статуса груза и документов в режиме реального времени — все участники видят актуальное состояние перевозки.

• Сокращение затрат на печать, доставку и хранение бумажных носителей.

• Упрощение взаимодействия с контролирующими органами — ФНС может самостоятельно запросить документы в ГИС ЭПД в рамках проверки, отдельно направлять их не требуется.

• Автоматическое формирование QR-кода для предъявления в пути.

• Одновременный доступ всех участников к одному документу — изменения видны сразу.

По оценкам экспертов, стоимость оформления одного документа снизится с 700 до 15 рублей, а доставка грузов по России может сократиться с 7 до 3 дней.

Что нужно сделать для продолжения работы

Для полноценной работы с электронными перевозочными документами необходимо выполнить несколько шагов:

1. Выбрать аккредитованного оператора ИС ЭПД из реестра Минтранса. Обратите внимание: аккредитация ФНС для работы со счетами-фактурами не даёт права передавать ЭТрН в ГИС ЭПД — требуется отдельная аккредитация Минтранса.

2. Заключить соглашение об электронном документообороте с выбранным оператором.

3. Получить квалифицированную электронную подпись (КЭП) для руководителя и настроить машиночитаемые доверенности (МЧД) для сотрудников.

4. Настроить роуминг с контрагентами, если участники используют разных операторов. Роуминг между операторами работает, однако для минимизации рисков потери данных и ускорения обмена рекомендуется, чтобы все участники использовали одного оператора.

5. Предоставить доступ к сервису для сотрудников компании и назначить администратора.

Кого из операторов выбрала наша компания

ООО «Транспортные Технологии» выбрало для обмена электронными перевозочными документами (ЭПД) и электронными экспедиторскими документами (ЭЭД) оператора ООО «Контур-Диадок» (сервис «Контур.Диадок»).

Компания СКБ Контур с сервисом «Контур.Диадок» неоднократно занимала первое место в рейтинге аккредитованных операторов ЭДО, опубликованном ФНС России. Сервис является многолетним лидером рынка по числу обслуживаемых организаций, а СКБ Контур входит в «белый список» Минцифры и состоит в рабочих группах при Министерстве транспорта и ФНС.

В каких случаях бумажные документы остаются допустимыми

Согласно приказам Минтранса России, с 1 сентября 2026 года по 1 сентября 2032 года бумажный формат разрешён в следующих случаях:

1. Перевозки для государственных и военных нужд.

2. Работа на территориях с особым правовым режимом.

3. Форс-мажор у клиента.

4. Форс-мажор у экспедитора.

5. Услуги для физических лиц (для личных, не предпринимательских нужд).

6. Работа с иностранными клиентами.

Во всех остальных случаях поручение экспедитору, экспедиторские и складские расписки с 1 сентября 2026 года должны оформляться в электронном виде и подписываться квалифицированной электронной подписью.

Ответственность и штрафы за отсутствие электронных документов

Прямых штрафов за «несвоевременный переход» на ЭДО нет, однако после 1 сентября отсутствие электронных перевозочных документов будет считаться нарушением.

Важно: Президент России поддержал инициативу Минтранса о введении нештрафуемого периода до 1 марта 2027 года за отсутствие электронной транспортной накладной. До этой даты отсутствие ЭТрН будет влечь лишь устное замечание.

Вместе с тем после окончания переходного периода могут применяться:

• Штраф для водителя по ст. 12.3 КоАП — до 500 рублей за управление транспортным средством без необходимых документов.

• Налоговые риски: при проверке ФНС может отказать в учёте расходов по перевозке и вычете НДС, если документы оформлены на бумаге после установленной даты.

Рекомендуем не откладывать подключение к ЭДО — подготовка требует времени, а количество желающих подключиться к операторам перед 1 сентября будет только расти.

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли отдельно регистрироваться в ГИС ЭПД?

Нет. Отдельной регистрации не требуется. Достаточно подключиться к оператору ИС ЭПД, настроить электронный документооборот и роуминг с контрагентами.

Какого типа подписи нужны для подписания ЭПД?

Тип подписи зависит от роли участника:

• Квалифицированная ЭП (КЭП) — обязательна для грузоотправителя, грузополучателя, перевозчика.

• Неквалифицированная ЭП (НЭП) — подходит для логистов, диспетчеров, кладовщиков и других сотрудников, которые вносят данные в отдельные титулы.

• Простая ЭП (ПЭП) — применяется для оперативных подтверждений (например, водителем при приёме или сдаче груза). ПЭП не имеет криптографической защиты и не годится для передачи документа в ГИС ЭПД, но удобна для внутренних отметок.

Можно ли отредактировать ранее отправленное ЭПЭ?

Нет, формат ЭПЭ не позволяет вносить изменения. Если необходимы правки, нужно сформировать новое ЭПЭ с корректными данными, а предыдущее — отозвать.

Кто оформляет и подписывает ЭПЭ?

Клиент (заказчик) создаёт черновик документа в сервисе оператора и подписывает свой титул. Клиентом может быть грузовладелец, грузоотправитель или грузополучатель — по условиям договора. Экспедитор получает документ, проверяет его и подписывает свой титул, тем самым согласуя поручение.

Переход на ЭДО — шаг к единой цифровой транспортной платформе

Электронный документооборот в грузоперевозках — это не просто требование закона, а важный шаг к созданию единой цифровой транспортной платформы. Новый порядок принесёт пользу всем участникам логистической цепочки: ускорит процессы, снизит издержки и сделает перевозки более прозрачными и надёжными.

По всем вопросам подключения к ЭДО обращайтесь к вашему персональному менеджеру ООО «Транспортные Технологии».

С уважением,
ООО «Транспортные Технологии»